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Zwei Menschen unterwegs auf einem Bergweg, nebeneinander im selben Schritt. KI-generiertes Bild.
Digitalisierung · Automatisierung · gezielter Einsatz von KI

Mehr als IT. Ein Partner für Ihre nächsten Schritte.

Wir helfen kleinen und mittelständischen Unternehmen, aufwendige Arbeitsabläufe zu verbessern. Gemeinsam klären wir, wo Aufwand entsteht und welche Veränderung sich lohnt: durch klarere Organisation, passende Software, Automatisierung oder KI.

Einen ausgewählten Lösungsansatz machen wir praktisch greifbar. So können Sie fundiert entscheiden, bevor Sie die Umsetzung beauftragen.

Auch danach bleiben wir an Ihrer Seite.

Kostenloses Erstgespräch anfragen So arbeiten wir

60 bis 90 Minuten · unverbindlich

Aus Bad Lippspringe · persönlich bei Ihnen und digital verbunden

Kennen Sie das?

Erkennen Sie sich in einem dieser Beispiele wieder?

Dieselben Angaben werden mehrfach eingetippt.

Kundendaten wandern aus einer E-Mail ins Angebot und später in die Rechnung. Wir prüfen, wie Informationen einmal erfasst und zuverlässig weiterverwendet werden können.

Anfragen und Aufgaben bleiben im Postfach liegen.

Es ist unklar, wer sich kümmert und was noch offen ist. Wir schauen auf Zuständigkeiten, Weiterleitung und Nachverfolgung.

Neben der Software führt jeder seine eigene Liste.

Informationen verteilen sich auf Programme, Excel und persönliche Notizen. Wir prüfen, was fehlt und welche vorhandenen Funktionen besser genutzt werden können.

Der Auftragsstand ist nur durch Nachfragen ersichtlich.

Büro, Ausführung und Geschäftsführung brauchen unterschiedliche Informationen. Wir klären, wie sich Status und nächste Schritte von allen Beteiligten schnell überblicken lassen.

Wichtige Informationen liegen an zu vielen Stellen.

Wissen steckt in Köpfen, Nachrichten und verschiedenen Ablagen. Wir untersuchen, wie es dokumentiert und im richtigen Moment zugänglich wird.

Berichte werden regelmäßig von Hand erstellt.

Daten werden regelmäßig gesucht, kopiert und abgeglichen. Wir prüfen, welche Schritte vereinfacht oder automatisiert werden können.

Welcher Ansatz passt, ergibt sich aus Ihrem Ablauf, Ihren vorhandenen Systemen und dem gewünschten Ergebnis.

Erkennen Sie eine dieser Situationen wieder? Dann laden wir Sie herzlich zu einem kostenlosen Erstgespräch ein.

Kostenloses Erstgespräch anfragen 60 bis 90 Minuten · unverbindlich
So könnte ein Anwendungsfall bei Ihnen aussehen

Der erste Wunsch ist nicht immer die Lösung

Viele Unternehmen kommen mit einer fertigen Idee im Kopf. Unsere Arbeit beginnt damit, die Fragen dahinter zu stellen, um das gesamte Potenzial zu erschließen.

  1. 01

    Der Wunsch

    Ein Unternehmen möchte eine KI, die nach Kundenterminen die Gesprächsnotizen zusammenfasst. Bisher werden sie im Kundengespräch auf Papier festgehalten und später abgetippt. Das kostet spürbar Zeit.

  2. 02

    Was die Fragen zutage bringen

    Wir sehen uns den gesamten Ablauf an: die Vorbereitung des Kundentermins, das Gespräch selbst und die Nachbereitung. Dabei zeigt sich:

    • Die Zusammenfassungen werden kaum gelesen
    • Offene Aufgaben stehen nirgends zentral, und niemand ist ausdrücklich zuständig
    • Was dem Kunden im Gespräch zugesagt wurde, bleibt in den Köpfen der Beteiligten
    • Unterlagen landen in verschiedenen Ablagen
    • Vor dem nächsten Termin muss jemand wieder alles zusammensuchen
  3. 03

    Was am Ende trägt

    Nicht die Zusammenfassung, sondern ein automatisierter Ablauf vom Vorbereiten des Kundentermins bis zur Nachbereitung.

    • Unterlagen und Ziel werden vorab bereitgestellt
    • Ergebnisse landen automatisch am richtigen Ort
    • Daraus entstehen Aufgaben mit klarer Zuständigkeit
    • Jeder kennt den Ablauf und weiß, was er darin übernimmt

    Was die KI dabei übernimmt

    • Sie liest die Gesprächsnotiz und erfasst, was vereinbart wurde
    • Sie leitet daraus die offenen Aufgaben ab, mit den Zuständigkeiten, die im Gespräch genannt wurden
    • Sie bereitet aus den offenen Punkten die Agenda für den nächsten Termin vor
    • Sie formuliert Entwürfe für die Nachrichten, die daraus folgen

    Wie hoch der Anteil von KI ist, entscheiden Sie.

    Freigaben und alles, wofür es Urteil, Erfahrung und Verantwortung braucht, bleiben in jedem Fall bei den Menschen.

Wie könnte der Ablauf dahinter aussehen? vereinfachte Darstellung
Vor dem Kundentermin
  1. KIAgenda entwerfen
    • Ziele des Termins
    • offene Aufgaben aus dem letzten Gespräch
  2. AutomatisierungUnterlagen zusammenstellen
    AutomatisierungAgenda an alle Beteiligten verteilen
Im Kundengespräch
  1. MenschDas Gespräch führen
    KI · optionalGesprächsnotizen per Aufzeichnung erfassen
Nach dem Kundentermin
  1. KIAuswerten
    • Ergebnisse festhalten
    • Aufgaben und Zuständigkeiten erfassen
  2. MenschPrüfen und freigeben
  3. AutomatisierungAufgaben eintragen
    AutomatisierungZusammenfassung verteilen
    AutomatisierungUnterlagen ablegen
    AutomatisierungFolgetermin planen
  4. KIAgenda für den Folgetermin entwerfen

Die Agenda für den Folgetermin startet den nächsten Durchlauf.

Kombination aus Prozessautomatisierung und KI. Solche Abläufe setzen wir bevorzugt mit n8n um, einem Werkzeug für automatisierte Prozesse. Der Ablauf bildet den Rahmen, weil er bei gleicher Ausgangslage immer zum selben Ergebnis führt. KI kommt an den Stellen dazu, an denen sie einen echten Mehrwert bietet.

Gewünscht war eine Zusammenfassung. Getragen hat am Ende ein automatisierter Ablauf, in dem KI an einer gezielten Stelle eingesetzt wird.

Wer mit Ihnen arbeitet

Zwei Menschen, die Prozesse von beiden Seiten kennen.

Wir arbeiten als Team. Trotzdem hat jeder Kunde bei uns eine feste Ansprechperson.

Isabell Prahl

Beratung, Lösungsentwicklung und Begleitung

Woher die Erfahrung kommt

Mehrjährig als Business Consultant bei einem Microsoft-Partner. Dort hat sie Unternehmen bei der Einführung und Nutzung von Microsoft 365 und später Copilot begleitet: Workshops, die Aufnahme von Anforderungen, die Entwicklung konkreter Anwendungsfälle und die Schulung von Mitarbeitenden.

Was sie heute tut

Heute überträgt sie diese Erfahrung auf Arbeitsabläufe und unterschiedliche Softwarelandschaften. Sie analysiert Anforderungen, entwickelt Lösungsansätze und Prototypen und setzt geeignete technische Lösungen selbst um. Bei der Einführung begleitet sie die Menschen, die anschließend damit arbeiten.

Nico Prahl

Beratung, Projektmanagement und technische Umsetzung

Woher die Erfahrung kommt

Sieben Jahre in Unternehmenssoftware-Projekten im Maschinen- und Anlagenbau: sechs als Berater und externer Projektleiter, eines als Leiter IT und Prozessmanagement bei einem auftragsfertigenden Mittelständler. Studiert hat er Wirtschaftsingenieur Maschinenbau an der TU Wien.

Was er heute tut

Er berät und setzt um wie Isabell und bringt seine Erfahrung aus Projektleitung sowie IT- und Prozessmanagement ein. Besonders dann, wenn Abläufe, Systeme und mehrere Beteiligte zusammengeführt werden müssen und jemand den Überblick über die Reihenfolge behalten muss.

Wir sagen auch mal Nein

Wenn Sie etwas nicht brauchen, sagen wir es Ihnen. Deshalb sehen wir zuerst den Ablauf und die vorhandene Software an und reden nicht gleich über Neuanschaffungen.

Wir verkaufen kein Werkzeug, sondern einen Mehrwert

Ein Werkzeug ist erst dann etwas wert, wenn danach messbar weniger Arbeit anfällt, weniger liegen bleibt oder etwas schneller beim Kunden ankommt. Daran messen wir eine Lösung, nicht an ihrer Technik.

Befähigung statt Abhängigkeit

Wir übergeben so, dass Ihr Team die Lösung selbst betreiben kann, auch wenn wir irgendwann nicht mehr dabei sind. Dass wir für Fragen erreichbar bleiben, soll eine Entscheidung sein und keine Notwendigkeit.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!

01 Erst sortieren. Dann investieren.

Ein klarer Einstieg. Danach entscheiden Sie weiter.

Wir beginnen mit einem Gespräch. Daraus kann eine Standortbestimmung werden, daraus ein Umsetzungsprojekt und eine laufende Begleitung. Jeder Schritt wird gemeinsam vereinbart.

01

Erstgespräch

60 bis 90 Minuten, kostenlos

kostenlos

Wir lernen uns kennen und schauen, wo Ihr Unternehmen heute steht: womit Sie arbeiten, wie digital die Abläufe schon sind und ob KI dabei schon eine Rolle spielt. Sie können ein Thema mitbringen, das Sie beschäftigt, oder erst einmal hören, was überhaupt möglich ist. Beides ist ein guter Anfang.

Was passiert

  • Wie digital Sie heute arbeiten und ob KI dabei schon eine Rolle spielt
  • Womit Sie arbeiten und wer an den Abläufen beteiligt ist
  • Ob es schon ein Thema gibt, das Sie angehen möchten
  • Was grundsätzlich möglich wäre, wenn es das noch nicht gibt

Das haben Sie danach

Eine schriftliche Ersteinschätzung: wo wir Potenziale in Ihren Abläufen sehen und ob sich eine Standortbestimmung dafür lohnt. Die behalten Sie, auch wenn es beim Gespräch bleibt.

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02

Standortbestimmung

Abläufe verstehen · Anwendungsfälle erarbeiten · einen davon umsetzen

2.900 € nettoinklusive erstem Prototyp

Wir tauchen tiefer in Ihre Arbeitsabläufe und Arbeitsweisen ein: wer was wann tut, welche Systeme beteiligt sind und an welchen Stellen Aufwand entsteht. Daraus erarbeiten wir konkrete Anwendungsfälle und ordnen sie nach Nutzen, Aufwand und Voraussetzungen ein. Gemeinsam wählen wir aus, welcher zuerst vertieft wird.

Das haben Sie danach

  • Eine verständliche Darstellung Ihrer Arbeitsabläufe mit den erarbeiteten Potenzialen
  • Eine Skizzierung konkreter Anwendungsfälle mit Ist-Zustand, Soll-Zustand und möglichen Lösungswegen
  • Eine begründete Empfehlung, womit Sie beginnen
  • Ein Zielbild für den ausgewählten Anwendungsfall
  • Einen Prototyp, der zeigt, wie die Arbeit danach aussehen kann, und den damit verbundenen Mehrwert

Das Ergebnis

Eine Dokumentation mit den skizzierten Anwendungsfällen samt Lösungsansätzen, inklusive eines umgesetzten Prototyps. Sie sehen damit, wie eine mögliche Lösung in Ihrem Betrieb aussehen könnte.

So könnte ein Anwendungsfall aussehen

Was der Prototyp zeigt

Für einen gemeinsam ausgewählten Anwendungsfall bauen wir etwas Vorführbares. Es läuft zunächst in unserer Testumgebung und zeigt an Ihrem eigenen Fall, wie die Arbeit künftig aussehen kann und welchen Unterschied das macht. Welche Schritte und Fälle wir zeigen, vereinbaren wir vorab. Die Einrichtung in Ihren produktiven Systemen gehört zur Umsetzung.

03

Umsetzung

Umfang und Preis nach Vereinbarung

Preis resultiert aus Standortbestimmung

Wir setzen den ausgewählten Anwendungsfall um und bringen ihn in Ihren Arbeitsalltag. Dazu gehört die Schulung der Menschen, die anschließend damit arbeiten.

Was passiert

  • Umsetzung der besprochenen Anwendungsfälle
  • Schulung und Einführung für die Mitarbeitenden
  • Geht es um ein ERP-System wie SAP oder Business Central oder um ein Spezialthema wie E-Mail-Sicherheit, greifen wir auf unser Partnernetzwerk zurück
  • Leistungsumfang und Preis werden vor Beginn vereinbart

Das haben Sie danach

Die in der Standortbestimmung erarbeitete Lösung läuft in Ihrem Betrieb, und Ihr Team ist darauf geschult. Wo sich Abläufe dadurch ändern, begleiten wir die Umstellung mit.

04

Laufende Begleitung

regelmäßiger Austausch · vereinbarter Betreuungsumfang

fester Monatspreis

Nach der Einführung bleiben wir ansprechbar. In regelmäßigen Terminen klären wir Fragen, unterstützen bei der Anwendung und ordnen neue Themen ein.

Was passiert

  • Regelmäßige Gespräche, beispielsweise alle zwei Wochen eine Stunde
  • Unterstützung bei Bedienungsfragen, gezielte Nachschulung und Begleitung im Arbeitsalltag
  • Eine Standortbestimmung je Quartal, die neue Anwendungsfälle sichtbar macht
  • Gemeinsame Priorisierung der nächsten Verbesserungen

Das haben Sie danach

Betreuungsumfang und Erreichbarkeit vereinbaren wir passend zu Ihrem Bedarf. Kleine Anpassungen laufen im vereinbarten Rahmen, neue Umsetzungsprojekte stimmen wir gesondert ab.

Häufige Fragen

Was Betriebe vor dem ersten Gespräch wissen wollen.

Müssen wir schon wissen, welche Lösung wir brauchen?

Nein, und IT-Kenntnisse brauchen Sie dafür auch nicht, die bringen wir mit. Es genügt, wenn Sie einen Ablauf benennen können, den Sie verbessern möchten. Sie müssen aber auch das nicht: Genauso können wir grundlegend über Ihre Arbeitsabläufe schauen und gemeinsam herausarbeiten, wo überhaupt Potenziale liegen.

Müssen wir unsere vorhandene Software ersetzen?

Nicht zwangsläufig. Wir prüfen, welche Möglichkeiten Ihre bestehenden Systeme bieten. Ein Wechsel ist eine mögliche Entscheidung, aber keine Voraussetzung.

Wie viel Zeit müssen wir einplanen?

Zuerst 60 bis 90 Minuten für das kostenlose Erstgespräch. Die Standortbestimmung findet in ein bis zwei Terminen statt, je nach Größe Ihres Unternehmens und Umfang der betrachteten Abläufe. Wer dabei sein sollte, stimmen wir vorher gemeinsam ab.

Ist der Prototyp schon eine fertige Lösung für unser Unternehmen?

Der Prototyp zeigt einen vereinbarten Anwendungsfall in unserer Testumgebung. Die Einrichtung in Ihren Systemen, die Absicherung für den laufenden Betrieb und die Einführung bei Mitarbeitenden gehören zum nächsten Schritt (Umsetzung) und werden gesondert vereinbart.

Wie gehen Sie mit unseren Informationen um?

Vor Beginn klären wir, welche Informationen und Zugänge für die Aufgabe benötigt werden. Für Demonstrationen können wir mit Beispieldaten arbeiten. Der Einsatz von KI und die Verarbeitung betrieblicher Informationen werden vorab abgestimmt. Die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und der europäischen KI-Verordnung berücksichtigen wir dabei.

Können wir nach der Standortbestimmung aufhören?

Ja. Die Ergebnisse bleiben Ihnen als Grundlage für Ihre weiteren Entscheidungen. Eine Umsetzung oder laufende Begleitung beauftragen Sie gesondert.

Kontakt

Welchen Ablauf möchten Sie verbessern?

Beschreiben Sie kurz, was Sie oder Ihr Team gerade beschäftigt. Sie müssen noch keine Lösung kennen. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob und wie wir Sie unterstützen können.

Wir sitzen in Bad Lippspringe. Für die Termine, auf die es ankommt, kommen wir zu Ihnen, auch über die Region hinaus. Was sich gut digital erledigen lässt, machen wir digital.

E-Mail
info@prahl-it-solutions.de
Standort
Deutschland · vor Ort und remote
Rückmeldung
Wir melden uns zeitnah zurück

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